Wollen Sie Ihren Empfang perfekt besetzen?

Unser Rundum-Service-Paket

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen Ihren Empfang fest und langfristig. Alle personalrechtlichen Abstimmungen liegen bei uns – über die Arbeitsinhalte haben allein Sie die Kontrolle.

Unser Team für Sie:

  • Passgenau für Ihren Empfang eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Stammbesetzung.
  • Vertreter – sie sind immer abrufbar, ob bei Krankheit oder Urlaub.
  • Teamleiterin oder Teamleiter – mit Basis in einer unserer Niederlassungen in Ihrer Nähe, betreut die Einarbeitung und sämtliche organisatorische Vorgänge.
  • Kundenbetreuer – zusammen mit der Teamleitung Ihr direkter Draht zu uns bei allen Fragen und Anliegen.

Mit diesem Netzwerk bieten wir Ihnen größtmögliche Planungssicherheit, wie auch immer sich Ihr Arbeitstag entwickelt.

Der Weg zu Ihrem neuen Team

Ihre neuen Empfangsmitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bei uns angestellt – aber wir wählen sie speziell für Sie aus. Damit dies optimal gelingt, beziehen wir Sie in den Bewerbungsprozess ein.

Nachdem wir gemeinsam definiert haben, was Ihre Wünsche und Ansprüche an Ihr neues Empfangsteam sind, geht die Suche für uns los. Das Ergebnis präsentieren wir Ihnen, indem wir Ihnen unsere Favoriten per Mitarbeiterprofil und im weiteren Verlauf auch persönlich vorstellen.

Die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter koordiniert die Teamleitung, der wir Ihr Unternehmen zuordnen. Je nach Vorlauf arbeitet sie zunächst das feste Empfangsteam ein, im zweiten Schritt die Vertretung oder auch umgekehrt. Letzteres Vorgehen kommt zum Einsatz, wenn wir Ihren Empfang kurzfristig besetzen, denn dies gibt uns mehr Zeit, Ihr perfektes Team zu finden.

Mögliche Aufgaben

Mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreuen wir Ihre Empfänge aus diversen Branchen. Die Aufgaben, die dort angesiedelt sind, variieren von Kunde zu Kunde. An dieser Stelle haben wir Ihnen Beispiele möglicher Arbeitsinhalte zusammengestellt.

Besucherempfang

  • Empfangen, Anmelden und Bewirten von Gästen
  • Besucher in den Meetingraum und/oder ins Büro begleiten
  • Verwalten von Gästeaausweisen, Handwerkerausweisen
  • Schlüsselausgabe und Verwaltung
  • Führen des Gästebuches
  • Zutrittskontrollen

Telefonzentrale

  • Telefonate auf Deutsch und Englisch entgegennehmen und weiterleiten
  • Ausgehende Telefonate auf Deutsch und Englisch vermitteln
  • Unterstützung der Hotline bei Überhängen
  • Rückrufbitten entgegennehmen und weiterleiten
  • Verteilen eingehender Faxe

Arbeiten mit dem Office-Paket

  • Verfassen, Bearbeiten und Versenden von E-Mails in Outlook oder Lotus Notes
  • Pflege von z. B. Telefon-, An-/Abwesenheits- und Adresslisten in Word & Excel
  • Einpflege von Kontaktdaten zum Beispiel in Outlook
  • Erstellen von PowerPoint Präsentationen
  • Erstellen von Dokumenten, Briefen, Vorlagen etc. in Word & Excel

Konferenzbereich

  • Verwaltung der Belegungspläne der unternehmenseigenen Konferenzräume
  • Betreuung und Bewirtung bei Meetings
  • Bestellung und Organisation von Catering
  • Bereitstellung der Konferenz-Technik und benötigter Materialien
  • Planung und Organisation von Meetings außerhalb des Unternehmens
  • Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Konferenzgetränken

Zuarbeit für verschiedene Abteilungen

  • Verwaltung der Mitarbeiter- und Besucherparkplätze
  • Hotel-, Flug-, Bahn- und Leihwagenbuchungen für Dienstreisen tätigen
  • Reisekostenabrechnung für einzelne Personen
  • Rechnungskontrolle in Vorbereitung für die Buchhaltung
  • Erfassung von Fehlzeiten, Urlaub oder Krankheit z.B. im SAP
  • Unterstützung der Marketingabteilung, z.B. bei Mailings
  • Unterstützung der Einkaufsabteilung, z.B. bei der Bestellung von Präsenten oder Werbemitteln
  • Zusammenstellen, Binden oder Laminieren von Unterlagen
  • Erstellung von Kopien, Angebots- oder Präsentationsmappen
  • Verwaltung, Ausgabe und Bestellung von Büromaterial
  • Verwaltung von Firmenfahrzeugen

Das ESD-Prinzip

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind fest und unbefristet bei uns angestellt. Für Sie bedeutet das: Sie müssen sich ausschließlich um die Arbeitsinhalte kümmern, alle personalrelevanten Inhalte liegen ganz bei uns. Dies schließt das Arbeitszeitkonto, Krankmeldungen und die Urlaubsregelung mit ein.

Damit die Arbeit an Ihrem Empfang reibungslos läuft, setzen wir auf unser bewährtes System. An jedem unserer sechs Standorte beschäftigen wir Teams, die wir bestimmten Empfängen in ihrem Umkreis zuordnen. Und an diesem Empfängen sind sie absolute Experten – denn Sie sorgen neben der umfassenden Einarbeitung auch dafür, dass der Empfang jederzeit kompetent besetzt ist. Krankmeldungen und Urlaubsplanungen kommunizieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig an die Teams, und diese sorgen für Vertreter, die ebenfalls am Empfang eingearbeitet sind. Gut zu wissen: Fällt diese Vertretung aus, stehen auch hier Ersatzkräfte bereit.

Auch darüber hinaus sind die Teams auch Ihnen kompetente Ansprechpartner. Haben Sie Wünsche oder Anliegen, wie neue Arbeitsinhalte, die eine Weiterbildung erfordern, oder geänderte Arbeitszeiten, sind sie jederzeit Ihre Anlaufstelle.

Weil auch in Ihrem Geschäft ein guter erster Eindruck zählt.

Unsere Standorte in Ihrer Nähe

Ob Norden, Osten, Süden oder Westen: Erstklassige ESD-Qualität bieten wir Ihnen bundesweit.

Für Ihren ersten guten Eindruck

Man hat nur einmal die Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Hat ESD bei Ihnen gepunktet? Dann lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie unterstützen können.

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