Wollen Sie Ihren Empfang perfekt besetzen?

Vakanzabdeckung

Ein Personalengpass an Ihrem Firmenempfang – die Gründe dafür sind vielfältig. Urlaubszeit, Elternzeit, Sabbatjahr, oder unvorhersehbar wie bei Krankheit. Die Auswirkungen des Personalmangels können fatal sein, ist Ihr Empfangsteam doch die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Eine passende Vertretung innerhalb Ihres Unternehmens zu finden, ist nicht immer möglich, denn die Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters oder einer Empfangsmitarbeiterin unterscheiden sich oftmals von Ihrem Kerngeschäft, effektives Recruiting braucht Ihre Zeit und Ressourcen.

Hier kommen wir von ESD Empfangsdienstleistungen ins Spiel. Kurz: Wir sorgen mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für nahtlose Übergänge und adäquaten Ersatz an Ihrem Empfang. Ohne Wenn und Aber, ob für wenige Tage oder mehrere Monate.

Wir nehmen übernehmen die dienstrechtliche Verantwortung, denn Ihre Vakanzvertretung ist bei uns unter Vertrag. Mit unseren zwei Jahrzehnten Erfahrung im Bereich Empfangsdienstleistungen wissen wir genau, wie Ihr ideales Empfangsteam aussehen muss und wie wir es zusammenstellen. Und haben Sie einmal Ihr optimales Vertretungsteam gefunden, ist es jederzeit wieder genau dann einsatzbereit, wenn Sie es brauchen.

Der Weg zu Ihrer perfekten Vakanzvertretung

Ihre neuen Empfangsmitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bei uns unter Vertrag – und ganz individuell für Sie ausgewählt.

Zusammen definieren wir, wie Ihre perfekte Vakanzvertretung aussehen muss. Ein neues Teammitglied oder vielleicht zwei, gibt es spezielle Aufgabenbereiche, die sie übernehmen sollen? Unsere Favoriten stellen wir Ihnen per Mitarbeiterprofil und im weiteren Verlauf auch persönlich vor. Die endgültige Entscheidung liegt ganz bei Ihnen.

Der Teamleitung, der wir Ihr Unternehmen zuordnen, sorgt mit einer systematischen Einarbeitung dafür, dass sich die Empfangsmitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell zurechtfinden und mit ihren neuen Aufgaben vertraut werden.

Mögliche Arbeitsinhalte

Mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreuen wir Firmenempfänge aus unterschiedlichsten Branchen, und ebenso unterschiedlich können die Arbeitsinhalte sein. Eine Übersicht möglicher Aufgaben haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Besucherempfang

  • Empfangen, Anmelden und Bewirten von Gästen
  • Besucher in den Meetingraum und/oder ins Büro begleiten
  • Verwalten von Gästeaausweisen, Handwerkerausweisen
  • Schlüsselausgabe und Verwaltung
  • Führen des Gästebuches
  • Zutrittskontrollen

Telefonzentrale

  • Telefonate auf Deutsch und Englisch entgegennehmen und weiterleiten
  • Ausgehende Telefonate auf Deutsch und Englisch vermitteln
  • Unterstützung der Hotline bei Überhängen
  • Rückrufbitten entgegennehmen und weiterleiten
  • Verteilen eingehender Faxe

Arbeiten mit dem Office-Paket

  • Verfassen, Bearbeiten und Versenden von E-Mails in Outlook oder Lotus Notes
  • Pflege von z. B. Telefon-, An-/Abwesenheits- und Adresslisten in Word & Excel
  • Einpflege von Kontaktdaten zum Beispiel in Outlook
  • Erstellen von PowerPoint Präsentationen
  • Erstellen von Dokumenten, Briefen, Vorlagen etc. in Word & Excel

Konferenzbereich

  • Verwaltung der Belegungspläne der unternehmenseigenen Konferenzräume
  • Betreuung und Bewirtung bei Meetings
  • Bestellung und Organisation von Catering
  • Bereitstellung der Konferenz-Technik und benötigter Materialien
  • Planung und Organisation von Meetings außerhalb des Unternehmens
  • Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Konferenzgetränken

Zuarbeit für verschiedene Abteilungen

  • Verwaltung der Mitarbeiter- und Besucherparkplätze
  • Hotel-, Flug-, Bahn- und Leihwagenbuchungen für Dienstreisen tätigen
  • Reisekostenabrechnung für einzelne Personen
  • Rechnungskontrolle in Vorbereitung für die Buchhaltung
  • Erfassung von Fehlzeiten, Urlaub oder Krankheit z.B. im SAP
  • Unterstützung der Marketingabteilung, z.B. bei Mailings
  • Unterstützung der Einkaufsabteilung, z.B. bei der Bestellung von Präsenten oder Werbemitteln
  • Zusammenstellen, Binden oder Laminieren von Unterlagen
  • Erstellung von Kopien, Angebots- oder Präsentationsmappen
  • Verwaltung, Ausgabe und Bestellung von Büromaterial
  • Verwaltung von Firmenfahrzeugen

Das ESD-Prinzip

Für Ihre Vakanzvertretung gilt: Sie ist fest und unbefristet bei ESD unter Vertrag. Das bedeutet: Sie können sich ganz auf die Arbeitsinhalte konzentrieren und müssen sich nicht um personalrelevante Inhalte kümmern – diese liegen vollständig bei uns. Dazu gehören das Arbeitszeitkonto, der Umgang mit Krankmeldungen und Urlaubsanträgen.

Damit Ihr Empfang jederzeit kompetent besetzt ist, arbeiten wir mit Teamleitern. An unseren sechs Niederlassungen arbeiten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die für bestimmte Empfänge in Ihrem Einzugsgebiet zuständig sind. Als Experten

  • sorgen Sie für eine umfassende Einarbeitung,
  • koordinieren Krankmeldungen managen Urlaubsplanungen
  • und übernehmen viele weitere organisatorische Aufgaben.

Abwesenheiten, ob bei Urlaub oder Krankheit, kommunizieren die Empfangskräfte immer rechtzeitig an die Teamleitung, die umgehend für kompetenten Ersatz sorgt. Und selbst für diese Vertretungskraft ist ein Ersatz kurzfristig abrufbar. So stellen wir sicher, dass Ihr Empfang zu jederzeit bestmöglich besetzt ist.

Weil auch in Ihrem Geschäft ein guter erster Eindruck zählt.

Unsere Standorte in Ihrer Nähe

Ob Norden, Osten, Süden oder Westen: Erstklassige ESD-Qualität bieten wir Ihnen bundesweit.

Für Ihren ersten guten Eindruck

Man hat nur einmal die Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Hat ESD bei Ihnen gepunktet? Dann lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie unterstützen können.

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