Was kostet Empfangs-Outsourcing wirklich?
Empfangs-Outsourcing wird üblicherweise als monatlicher Festpreis vereinbart, der Einsatzplanung und Vertretung bereits enthält. Die genaue Höhe hängt von vier Faktoren ab: Besetzungszeiten, Anzahl der Empfangsplätze, Servicelevel und Standort. Eine grobe Orientierung sind Bänder von Teilzeit- (€) über Vollzeit- (€€) bis Mehrschicht-/Mehrplatz-Empfang (€€€). Konkrete Werte werden im Erstgespräch ermittelt.
Vier Preisfaktoren im Detail
1. Besetzungszeiten: Ein Empfang von 8 bis 17 Uhr kostet weniger als einer von 7 bis 20 Uhr oder im Schichtbetrieb. Auch Wochenenden und Feiertage treiben den Preis.
2. Anzahl der Empfangsplätze: Ein einzelner Empfang ist günstiger pro Stunde als ein Empfang mit zwei oder drei parallel besetzten Plätzen. Größere Standorte profitieren oft von Skaleneffekten.
3. Servicelevel: Reine Besetzung ist günstiger als ein Empfang mit hoher Kommunikationsqualität, Mehrsprachigkeit, Besuchersteuerung, Postservice oder repräsentativer Aufgabenstellung.
4. Standort: Ballungsräume mit höherem Lohnniveau (Frankfurt, München, Düsseldorf) sind tendenziell teurer als kleinere Städte.
Was ist im Festpreis enthalten – was nicht?
Üblicherweise enthalten: feste Stammkraft, Einsatzplanung, Urlaubs- und Krankheitsvertretung durch eingearbeitete Springer, regelmäßige Qualitätsreviews, fester Ansprechpartner. Zusätzlich vereinbart werden meist: Mehrsprachigkeits-Skills, Schulungen für branchenspezifische Anforderungen (z. B. Bank-Compliance), Sonderaufgaben wie Postlogistik oder Konferenz-Service.
Lohnt sich Outsourcing wirtschaftlich?
Im direkten Stundenvergleich kann eigene Anstellung günstiger wirken. Wer fair rechnet, berücksichtigt: Recruiting-Aufwand, Einarbeitung, Krankheits- und Urlaubsausfälle, Vertretungsorganisation, Führungs- und Verwaltungsaufwand. Inklusive dieser Posten ist Outsourcing in vielen Fällen wirtschaftlich vergleichbar – und entlastet das eigene Team spürbar.
Häufige Folgefragen
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Üblich sind 12 oder 24 Monate, danach mit Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten. Kürzere Laufzeiten sind möglich, oft zu leicht höheren Konditionen.
Wie wird die Qualität gemessen?
Üblich sind regelmäßige Reviews (z. B. quartalsweise), Stichproben-Befragungen bei Gästen und ein definiertes Servicelevel (SLA) als Vertragsbestandteil.
Was passiert bei besonderen Anforderungen (z. B. Compliance)?
Branchenspezifische Anforderungen werden in das Anforderungsprofil aufgenommen, Schulungen entsprechend angepasst. Bei Banken und Kanzleien ist das Standard.